Pewnie znasz tę sytuację: dostajesz do podpisania umowę z siecią komórkową. Kilka stron drobnego druku, dziesiątki punktów, a w nich zdania, z których niewiele wynika. Widzisz mnóstwo pojęć, których nikt nie wyjaśnił: abonament, opłata aktywacyjna, limit danych, okres wypowiedzenia. Aż w końcu nie wiesz, ile naprawdę zapłacisz co miesiąc, bo cena w ofercie jest inna niż ta w umowie, a do tego dochodzą promocje, rabaty i ulgi z dopiskiem „przy zachowaniu warunków”. Nie rozumiesz dokumentu, który właśnie masz podpisać. Masz wręcz poczucie, że ktoś celowo utrudnia Ci jego zrozumienie. I zapewne pojawia się myśl: czy prawo zawsze musi być tak skomplikowane?
Legal design to podejście, w którym dokumenty i procedury prawne projektuje się z myślą o ich odbiorcy. Dlatego zamiast gąszczu paragrafów czytelnik dostaje tekst prosty, uporządkowany i często wzbogacony o grafikę. W efekcie legal design pozwala zrozumieć umowę, regulamin czy politykę prywatności bez pomocy prawnika. Wyjaśniamy, czym jest legal design, skąd się wziął, jakie ma zasady i gdzie sprawdza się najlepiej.
Legal design to zastosowanie projektowania zorientowanego na człowieka w świecie prawa. Jego celem jest to, by dokumenty, procedury i usługi prawne były zrozumiałe i wygodne w użyciu. Łączy prosty język, przejrzysty układ oraz elementy wizualne, takie jak ikony czy schematy, a przy tym zachowuje wszystkie wymogi formalne.
Margaret Hagan, prawniczka i projektantka związana ze Stanford Legal Design Lab, definiuje to podejście właśnie w ten sposób. Zatem legal design nie sprowadza się do dodania kolorów do gotowej umowy. To raczej sposób pracy, który zaczyna się od pytania, kto będzie czytał dokument i czego potrzebuje. Dopiero potem dobiera się język, układ i grafikę.
Impulsem była rosnąca liczba przepisów i ich coraz większa złożoność. Prawnicy i projektanci zaczęli więc szukać sposobu, by odbiorca znalazł się w centrum dokumentu. Tymczasem wymogi formalne nadal musiały zostać spełnione. Pomocna okazała się metodologia design thinking, która skupia się na potrzebach użytkownika.
Pierwszy zespół poświęcony tej idei powstał na Uniwersytecie Stanforda jako Legal Design Lab. Z kolei w Europie ważną rolę odgrywa Hague Institute for Innovation of Law w Holandii. Elementy tego podejścia stosowano jednak wcześniej, na przykład w latach 70. przy przekształceniu wzoru weksla.
W Polsce legal design rozwija się głównie w środowisku akademickim. Przykładem jest Legal Design Forum, które organizuje Uniwersytet SWPS we Wrocławiu. Ponadto badacze z Uniwersytetu Warszawskiego analizują, jak to podejście wpływa na komunikatywność tekstu prawnego.
Praktycy wskazują trzy filary tego podejścia. Każdy z nich odpowiada na inny problem klasycznych dokumentów prawnych.
Pierwsza zasada dotyczy słów. Zamiast długich zdań warunkowych i łacińskich zwrotów autor stosuje krótkie zdania i codzienne sformułowania. Dlatego osoba podpisująca dokument wie, na co się zgadza. Ponadto jasne zapisy zmniejszają liczbę sporów, które biorą się z nieporozumień.
Druga zasada każe zacząć od odbiorcy. Autor sprawdza, kto będzie korzystał z dokumentu, w jakiej sytuacji i z jakim poziomem wiedzy. Następnie testuje roboczą wersję na kilku osobach spoza branży. Jeśli czytelnik się gubi, to autor powinien zmienić dokument, a nie czytelnik swoje oczekiwania.
Trzecia zasada to obraz w służbie treści. Ikony, osie czasu, diagramy i kolory porządkują informacje, które w samym tekście zlewają się w jedną całość. Grafika nie zastępuje jednak zapisów prawnych, lecz je uzupełnia. Dzięki temu czytelnik szybciej znajduje to, co jest dla niego najważniejsze.
Mimo to uproszczenie ma swoje granice. Prostsze słowa nie mogą zmienić znaczenia przepisu ani zniekształcić obowiązków stron. Badacze z Uniwersytetu Warszawskiego zwracają uwagę, że nie każde proste wyrażenie jest zgodne z legal design. Dlatego każdą uproszczoną wersję powinien sprawdzić prawnik.
Legal design nie ogranicza się do umów. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie człowiek musi zrozumieć prawo, żeby podjąć decyzję. Poniższe przykłady pokazują, jak może to wyglądać w różnych branżach.
Komiks to jedna z najbardziej znanych form wizualizacji prawa. Badaczka Eliisa Pitkäsalo opisała, jak tradycyjny dokument, w tym umowę o pracę, można przełożyć na język komiksu. Taka wersja pomaga zwłaszcza osobom, które nie znają fachowych pojęć albo nie władają językiem dokumentu. Komiks powinien jednak towarzyszyć pełnemu tekstowi, a nie go zastępować.
Polisy słyną z wyłączeń odpowiedzialności ukrytych w drobnym druku. Legal design proponuje, by każde ważne wyłączenie dostało własną ikonę i jedno zdanie wyjaśnienia. Na przykład symbol samochodu przy zapisie o jeździe pod wpływem alkoholu od razu pokazuje, kiedy ochrona może zostać ograniczona. W rezultacie klient wie, za co płaci, zanim zdarzy się szkoda.
W umowie najmu liczy się kalendarz: termin płatności czynszu, okres wypowiedzenia i data zwrotu kaucji. Oś czasu na pierwszej stronie zbiera te terminy w jednym miejscu. Ponadto kolorowe oznaczenia kar umownych sprawiają, że najemca widzi konsekwencje opóźnienia. Zatem obie strony rzadziej spierają się o to, kto o czym wiedział.
Mało kto czyta cały regulamin aplikacji. Dlatego w układzie warstwowym na pierwszym ekranie pojawia się krótkie streszczenie najważniejszych zasad, czyli ceny, sposobu rezygnacji i ochrony danych. Następnie użytkownik może rozwinąć pełny tekst, jeśli chce poznać szczegóły. Takie rozwiązanie szanuje czas odbiorcy i jednocześnie zachowuje komplet informacji wymaganych przez prawo.
Formularze zgody w placówkach medycznych często przytłaczają pacjenta. Prosty schemat z etapami zabiegu, możliwymi ryzykami i pytaniami do lekarza pomaga podjąć świadomą decyzję. W efekcie pacjent nie podpisuje dokumentu z poczucia obowiązku, lecz dlatego, że go rozumie.
Przepisy o ochronie sygnalistów zobowiązują wiele organizacji do wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń. Jednak sama procedura nie działa, jeśli pracownik jej nie rozumie. Dlatego schemat blokowy, który pokazuje, do kogo się zgłosić i co dzieje się dalej, zwiększa szansę, że zgłoszenie trafi do właściwej osoby. To również dobry przykład połączenia legal design z obszarem ładu korporacyjnego, czyli literą G w ESG.
Studenci grafiki Uniwersytetu SWPS wspólnie z prawnikami cyklicznie realizują projekty z zakresu legal design. Wizualizują w nich procedury, z którymi ludzie mierzą się na co dzień. Dzięki temu więcej osób rozumie prawo, a studenci uczą się łączyć projektowanie z potrzebami społecznymi.
Najważniejszą korzyścią jest zaufanie. Klient, który rozumie dokument, chętniej go podpisuje i rzadziej kwestionuje go później. Ponadto zrozumiałe procedury ograniczają błędy oraz liczbę pytań kierowanych do działu prawnego lub obsługi. W efekcie organizacja oszczędza czas pracowników.
Legal design wspiera też wizerunek firmy. Organizacja, która pisze jasno, pokazuje szacunek dla odbiorcy i otwartość na zmiany. Z kolei prawnicy zyskują szansę, by ich praca była lepiej doceniana, ponieważ klienci widzą, że dokument naprawdę im służy.
Wdrożenie nie wymaga rewolucji. Po pierwsze, wybierz jeden dokument, który najczęściej budzi pytania klientów lub pracowników. Po drugie, porozmawiaj z kilkoma jego użytkownikami i zapytaj, co jest dla nich niejasne. Następnie przepisz tekst prostszym językiem i dodaj elementy wizualne tam, gdzie pomagają. Na koniec przetestuj nową wersję i poproś prawnika o sprawdzenie zgodności z przepisami. Dopiero wtedy warto powtórzyć ten proces dla kolejnych dokumentów.
Nie. Prosty język to jeden z elementów legal design, ale to podejście obejmuje także układ dokumentu, grafikę i testowanie z użytkownikami. Legal design patrzy więc na cały proces, a nie tylko na słownictwo. Więcej przeczytasz tutaj – Prosty język w prawie.
Tak, o ile spełnia wymogi formalne właściwe dla danej czynności i zawiera wszystkie istotne postanowienia. Grafika uzupełnia tekst i nie zmienia jego znaczenia. Przy dokumentach o wysokim ryzyku warto jednak skonsultować projekt z prawnikiem.
Nie. Małe firmy mogą zacząć od jednego dokumentu, na przykład wzoru umowy z klientem lub polityki prywatności. Tam, gdzie klienci zadają te same pytania, efekt widać najszybciej.
Najlepiej zespół złożony z prawnika i projektanta, a jeśli to możliwe, także przedstawiciela przyszłych użytkowników. Prawnik pilnuje treści, a projektant dba o układ i grafikę.
Tak. Obowiązki informacyjne, w tym klauzulę informacyjną RODO, można przedstawić w formie ikon i krótkich opisów. Ważne jest jednak, by zachować pełny zakres informacji wymaganych przez przepisy.
Legal design to nie tylko ładniejsze dokumenty. To podejście, które stawia odbiorcę w centrum i zamienia prawo w narzędzie zrozumiałe dla każdego. Dlatego warto zacząć od jednego dokumentu i sprawdzić, jak reagują na niego użytkownicy.
Chcesz wdrożyć legal design w swojej organizacji? Skontaktuj się z zespołem Legally Designed, a pomożemy Ci zaprojektować dokumenty, które ludzie naprawdę rozumieją.
Zrównoważona strategia biznesowa w nowym ebooku. Zbuduj organizację przyszłości.
Nina Idzik
Jesteś zainteresowany współpracą?
Napisz, zadzwoń lub zostaw kontakt obok.
